このブログで何回か書いているとおり、ToDo管理には「Remember The Milk（RTM)」を
愛用中です。
Remember The Milk プロアカウント登録
祝！ Remember The Milk iPhone用アプリ登場!!
iPhoneを持つ前は、PCでRTMの無料版を使用しており、PCが手近にないときに
思いついたタスクは携帯からメールで送ってました。
それはそれでそれなりに良かったんですが、有料のプロアカウント登録をして
iPhoneアプリ版のRTMを使うようになると、さらにToDo管理をしやすくなりました。
といっても、iPhoneアプリだけを使っているわけではなく、iPhoneとPCと紙を
組み合わせて使っているので、その辺りを1日の時間の流れに沿って説明します。
■朝 通勤時
・電車の中でiPhoneのRTMを起動し、今日のタスクをチェックします。
RTMの画面左下にある「今日」をタップすると、期限が今日および昨日までで
まだ完了していないタスクが一覧で表示されます。
1.昨日やったけどまだ完了にしていないタスクがあれば、完了にします。
（該当タスクの行を右向きになぞると「完了」ボタンが表示されるのでタップ。
または、画面右上の「編集」をタップすると、複数タスクを選択して一度に
完了にできます）
2.電車がそんなに混んでなくて余裕があれば、前日日中に紙に書いた
新しいタスクを入力します。（「日中に紙に書く」については後述します）
3.これで今日やるべきタスクが一覧表示されるので、iPhoneカレンダーで
予定をチェックしつつ、タスクの優先順位などを考えます。
■朝 会社に着いてすぐ
1.PCでRTMにアクセスします。
このとき、検索条件を「dueBefore:tommorow」で検索すると、iPhoneアプリの
「今日」と同じ状態に絞り込まれたタスクが一覧で表示されます。
検索条件は「スマートリスト」として登録すると、いつでも同じ検索で
タスクを表示させることができるので、私はこれを「今日までのタスク」という
名前で登録しています。
検索とスマートリストについての解説はこれが分かりやすいです。
→これなら毎日できるタスク管理 1から学ぶRemember The Milk
第5回 検索，スマートリストをマスターしよう！
2.電車の中で完了にしたり、新しく入力したりしたものが反映して
いることを確認し、上記の「今日までのタスク」一覧をプリントアウトします。
このとき、A4用紙に半分の大きさ（印刷設定で1ページに2ページ分印刷する
ようにする）にすると、後で利用しやすいです。
3.プリントアウトしたタスクの一覧に、実行する順番の番号を振ります。
■日中(仕事中)
1.プリントアウトして番号を振ったタスクの一覧を、常に携帯します。
自分のデスクにいるときは、デスクの上に置いて、どこかに移動するときは
ほぼ日手帳に挟んで持ち歩きます。
このとき、A4の半分のサイズで一覧が見える大きさに印刷しておくと、
デスクの上でも邪魔にならず、ほぼ日手帳に挟んでいても見やすいです。
2.プリントアウトした一覧を見ながら仕事を進め、完了したタスクは
上から線を引いて消します。
3.途中で新しくやらなきゃいけないことを思いついたり、ミーティングで
自分の宿題ができたりしたら、タスクの一覧の下に、新しいタスクを
書き入れていきます。
このとき、元々あって番号を振っているタスクより優先順位が高いもの
であれば、番号を振りなおします新しいタスクが2番目のタスクと3番目の
タスクの間にやるべきものだったら、「2－2」という番号を振ります）。
明日以降やればよいことであれば、番号は振りません。
■仕事後
PCまたはiPhoneで、終わったタスクを完了にし、日中に紙に書き入れた
新しいタスクでまだ終わってないものを入力します。
このとき、新しく書き入れたタスクは「○○の資料を作る」などざっくり
大まかなタスクであることが多いので、なるべく「○○の資料を作るために
△△を調べる」など、細かい単位のタスクに分け、スケジュールを考えながら
期日も入力するのがポイントです。
※これは、仕事が終わった後に時間があればやりますが、次の日の朝の
電車の中とか会社に着いてすぐにやることが多いです。
と、こんな感じです。
日中の仕事中はネット上ではなく紙にプリントアウトしたタスク一覧を使ってます。
新しいタスクは人と話しているときとか、何か他のことをやっているときに
発生するので、そのときにiPhoneとかPCでRTMを起動して入力･･･、とやっていると
時間がかかってしまうのと、とりあえず発生したときはすぐメモをし、後でタスクを
分解してからRTMに入力した方がよいから、というのが主な理由です。
加えて、紙の一覧だと、完了したタスクに線を引いて消していくのが結構楽しい。
この消す快感、というのはToDo管理のポイントって、よく言われますよね。
1個1個は紙に線を引いて消して、RTM上のタスクは後でまとめてiPhoneから
完了にしていくということで、消す快感が2回味わえるのも良いですよ。
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